Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Lions Club Rotenburg (Wümme)
vertreten durch Dr. Torsten Lühring, Königin-Christina-Straße 50, 27356 Rotenburg (Wümme)
Telefon: 01702270295
E-Mail: praesident@lionsclub-rotenburg.de

Datenschutzfragen beantwortet außerdem das Datenschutzteam von Lions Clubs International – Multi-Distrikt 111-Deutschland: datenschutz@lions.de.

2. Wofür wir Daten verarbeiten

Der Lions Dienstplan ist nur für Mitglieder des Clubs und ihre Helfer gedacht. Er dient dazu, Dienste bei Veranstaltungen (z. B. am Glühweinstand) zu planen: Mitglieder tragen sich in Zeitfenster ein, tragen sich aus oder um, und der aktuelle Stand kann als PDF heruntergeladen und gedruckt werden.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Mitgliederdaten aus der Lions-Mitgliederverwaltung

Damit nur Mitglieder Zugang haben und jede Person eindeutig erkannt wird, übernehmen wir einmal täglich aus der Mitgliederverwaltung von Lions Deutschland (mitglieder.lions.de) folgende Angaben zu den Mitgliedern unseres Clubs: Vor- und Nachname, Lions-Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus und die dort hinterlegten E-Mail-Adressen. Weitere Angaben wie Anschrift, Telefonnummer oder Geburtsdatum übernehmen wir nicht. Die E-Mail-Adressen nutzen wir ausschließlich, um ein Mitglied bei seiner ersten Anmeldung zu erkennen.

Wer auf der öffentlichen Vorstandsseite des Clubs (rotenburg-wuemme.lions.de/vorstand) genannt ist, erhält im Lions Dienstplan automatisch erweiterte Rechte zum Planen von Veranstaltungen. Dafür übernehmen wir von dieser Seite täglich nur Namen und Ämter; E-Mail-Adressen und Fotos von dort übernehmen wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Mitgliedschaft, zu der die Mitwirkung an Activities des Clubs gehört) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Dienste einfach und verlässlich zu organisieren). Für Helfer, die keine Lions-Mitglieder sind, und für Namen, die ein Admin frei einträgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

b) Anmeldung

Für die Anmeldung ohne Passwort verarbeiten wir die eingegebene E-Mail-Adresse, einen einmal verwendbaren Anmeldelink (gespeichert wird nur ein Prüfwert, nicht der Link selbst) sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Bei der ersten Anmeldung wird die E-Mail-Adresse einem Mitglied zugeordnet; steht sie nicht im Lions-Profil, prüft ein Admin diese Zuordnung einmalig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

c) Einträge im Dienstplan

Wer sich einträgt, erscheint mit seinem Namen im jeweiligen Zeitfenster. Diese Einträge sehen alle angemeldeten Mitglieder; sie stehen außerdem im PDF, das heruntergeladen, gedruckt und am Stand ausgehängt werden kann. Im PDF steht zusätzlich, wer es erstellt hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

d) Änderungsverlauf

Damit sich nachvollziehen lässt, wer wann einen Eintrag geändert hat, speichern wir zu jeder Änderung den Namen der handelnden Person, Zeitpunkt und Art der Änderung. Den Verlauf sehen nur Admins und Planer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

e) Rollen

Jedes Konto hat eine Rolle: Mitglied (sich selbst ein- und austragen), Planer (Veranstaltungen und alle Einträge verwalten) oder Admin (zusätzlich Mitglieder und Rollen verwalten). Gespeichert wird die Rolle, ob sie automatisch vergeben oder von einem Admin festgelegt wurde, und das Amt laut Vorstandsseite. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Verwaltung der Zugriffsrechte).

f) Technische Daten und Schutz vor Missbrauch

Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse und Browserkennung in Protokolldateien des Servers. Um das Anfordern von Anmeldelinks gegen Missbrauch zu schützen, zählen wir Anfragen je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse für höchstens 24 Stunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

g) E-Mails

Anmeldelinks und Hinweise an Admins verschicken wir über einen eigenen Mailserver. Dabei werden E-Mail-Adresse, Name und der Inhalt der Nachricht übertragen.

4. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, ohne die eine Anmeldung nicht möglich wäre (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

• ldp_sess – hält die Sitzung und den Schutz gegen gefälschte Formularanfragen; wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
• ldp_remember – hält dich auf diesem Gerät angemeldet; läuft nach 90 Tagen ab und wird beim Abmelden gelöscht.

Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies, keine Einbindung von Social-Media-Diensten und keine Inhalte von fremden Servern: Schriften, Bilder und Programme werden vom eigenen Server geladen. Erst wenn du einen externen Link anklickst (z. B. zu lions.de oder wwwiebusch.com), verlässt du dieses Angebot.

5. Empfänger

Die Daten sehen nur angemeldete Mitglieder des Clubs im oben beschriebenen Umfang. Betrieb, Hosting und technische Betreuung übernimmt im Auftrag des Clubs (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO): WWWIEBUSCH | IT- & EVENT-SOLUTIONS, Inhaber Lauritz Wiebusch, Luhner Weg 19, 27383 Scheeßel (Betrieb und technische Betreuung). Der Server wird als Unterauftragsverarbeiter bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben; mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Standort des Rechenzentrums: Deutschland.

Admins und Planer des Clubs sehen zusätzlich den Änderungsverlauf; nur Admins sehen die Anmeldeadressen.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

6. Speicherdauer

• Mitgliederdaten: solange die Mitgliedschaft besteht. Fehlt ein Mitglied beim täglichen Abgleich, wird es gelöscht; steht es noch in einem Dienstplan, bleibt dort nur der Name stehen, bis der Plan gelöscht wird.
• Dienstpläne und ihr Änderungsverlauf: bis ein Admin den Plan löscht. Abgeschlossene Pläne werden archiviert und regelmäßig gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
• Anmeldelinks: höchstens 7 Tage; „angemeldet bleiben“: 90 Tage.
• Zähler zum Schutz vor Missbrauch: höchstens 24 Stunden.
• Protokolldateien des Webservers: nach den Fristen des Hosters, in der Regel höchstens wenige Wochen.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wende dich dazu an den oben genannten Verantwortlichen.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für den Club zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung ist freiwillig. Wer sich nicht anmelden möchte, kann sich weiterhin bei einem Admin für einen Dienst melden; dieser trägt den Namen dann ein.

9. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Es werden keine Passwörter gespeichert; Anmeldelinks gelten nur einmal und nur kurze Zeit.